Polityka prywatności Datenschutz - Wypadek Samochodowy w Niemczech

POLITYKA PRYWATNOŚCI

Ostatnia aktualizacja: 4 sierpnia 2026 r.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

Stowarzyszenie Międzynarodowych Rzeczoznawców Techniki Samochodowej MOTOEXPERT

ul. Urzędnicza 7a lok. 17

25-729 Kielce – POLAND

KRS: 0000457628

NIP: 6572910189

REGON: 260686444

Prezes Zarządu Głównego: Mariusz Szulc

Telefon: +48 600 920 920

E-mail: SMRTS.MOTOEXPERT@gmail.com

Organ rejestrowy: Sąd Rejonowy w Kielcach, X Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego.

Organ nadzorujący działalność Stowarzyszenia: Starostwo Powiatowe w Kielcach.

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z nami pocztą, telefonicznie lub za pośrednictwem wskazanego adresu e-mail.

2. Zakres Polityki Prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności dotyczy serwisów internetowych, formularzy, portali, subdomen oraz innych usług internetowych MOTOEXPERT, które odsyłają do tego dokumentu.

Polityka obejmuje również przetwarzanie danych związane z:

obsługą zapytań i zleceń rzeczoznawczych;

organizacją oględzin pojazdów;

sporządzaniem opinii technicznych i wycen;

obsługą szkód komunikacyjnych i ubezpieczeniowych;

przesyłaniem zdjęć, dokumentów i innych materiałów dotyczących szkody;

prowadzeniem kont użytkowników i rzeczoznawców;

członkostwem w Stowarzyszeniu;

certyfikacją, szkoleniami i weryfikacją kwalifikacji;

obsługą reklamacji, skarg i odwołań;

kontaktem z klientami, rzeczoznawcami, partnerami, ubezpieczycielami i innymi uczestnikami postępowania dotyczącego szkody.

Niezależni rzeczoznawcy oraz przedsiębiorcy współpracujący z siecią MOTOEXPERT mogą w określonych sytuacjach działać jako odrębni administratorzy danych. Dotyczy to w szczególności przypadków, gdy rzeczoznawca wykonuje zlecenie we własnym imieniu i samodzielnie określa sposób przetwarzania danych. Informacja o roli danego podmiotu może zostać przekazana przy przyjęciu lub przekazaniu konkretnego zlecenia.

3. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od rodzaju sprawy możemy przetwarzać:

imię i nazwisko;

adres zamieszkania lub adres prowadzenia działalności;

numer telefonu i adres e-mail;

nazwę firmy, stanowisko i dane osoby kontaktowej;

dane do wystawienia faktury i dokonania rozliczenia;

dane pojazdu, w tym markę, model, numer rejestracyjny, numer VIN, przebieg, wyposażenie i historię napraw;

informacje o zdarzeniu, miejscu szkody, jej przebiegu i uczestnikach;

dane właściciela, posiadacza lub użytkownika pojazdu;

dane kierowców, pasażerów, świadków, pełnomocników, pracowników warsztatów i innych osób związanych ze sprawą;

zdjęcia, nagrania, kosztorysy, faktury, kalkulacje naprawy, dokumenty pojazdu, dokumentację ubezpieczeniową i inne materiały dowodowe;

dane techniczne związane z korzystaniem ze strony lub portalu, takie jak adres IP, data i czas połączenia, rodzaj urządzenia, przeglądarka, system operacyjny, identyfikator sesji oraz historia logowania;

treść korespondencji, reklamacji, skarg, odwołań i zgłoszeń;

dane dotyczące wykształcenia, doświadczenia, uprawnień, specjalizacji i kwalifikacji kandydatów na członków, członków oraz rzeczoznawców.

Dokumentacja szkody może wyjątkowo zawierać informacje dotyczące zdrowia lub obrażeń uczestników zdarzenia. Takie dane przetwarzamy wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do ustalenia okoliczności szkody, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami albo gdy osoba wyraziła na to wyraźną zgodę.

Prosimy o nieprzesyłanie danych, zdjęć i dokumentów, które nie są potrzebne do rozpatrzenia sprawy.

4. Skąd otrzymujemy dane

Dane otrzymujemy przede wszystkim bezpośrednio od osób, których dotyczą. Mogą one również pochodzić od:

zleceniodawcy;

właściciela lub użytkownika pojazdu;

ubezpieczyciela, brokera lub likwidatora szkody;

pełnomocnika albo kancelarii prawnej;

warsztatu naprawczego;

rzeczoznawcy lub partnera MOTOEXPERT;

świadka lub innego uczestnika zdarzenia;

sądu, policji albo innego uprawnionego organu;

publicznie dostępnych rejestrów;

innego podmiotu uprawnionego do przekazania danych.

Jeżeli otrzymamy dane od innej osoby lub instytucji, realizujemy obowiązek informacyjny w zakresie i terminie wymaganym przez przepisy RODO.

5. Cele i podstawy przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

Obsługa zapytań i przygotowanie oferty

Dane przekazane telefonicznie, pocztą elektroniczną lub przez formularz wykorzystujemy do udzielenia odpowiedzi, przygotowania oferty oraz podjęcia działań przed zawarciem umowy.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w przypadku kontaktu prowadzonego w imieniu firmy lub innej osoby – nasz prawnie uzasadniony interes wynikający z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Realizacja zleceń rzeczoznawczych

Dane przetwarzamy w celu przyjęcia zlecenia, ustalenia terminu i miejsca oględzin, przydzielenia właściwego rzeczoznawcy, wykonania oględzin, sporządzenia opinii technicznej, wyceny pojazdu, kalkulacji kosztów naprawy, ustalenia wartości szkody, kontroli jakości oraz przekazania dokumentacji uprawnionym odbiorcom.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO, zależnie od charakteru zlecenia i osoby, której dane dotyczą.

Obsługa portalu i przesyłanie dokumentów

Dane przetwarzamy w celu utworzenia i obsługi konta, potwierdzenia uprawnień użytkownika, umożliwienia przesyłania oraz pobierania dokumentów i zdjęć, prowadzenia historii zlecenia, zapewnienia bezpieczeństwa oraz zapobiegania nieuprawnionemu dostępowi.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO, a w zakresie obowiązków prawnych i bezpieczeństwa również art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Członkostwo, certyfikacja i szkolenia

Dane kandydatów, członków i rzeczoznawców przetwarzamy w celu rozpatrzenia wniosku, potwierdzenia kwalifikacji, prowadzenia rejestru członków i certyfikatów, pobierania składek, organizacji szkoleń i egzaminów oraz realizacji praw i obowiązków wynikających z członkostwa.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO.

Rozliczenia i obowiązki prawne

Dane przetwarzamy w celu wystawiania faktur, prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej, obsługi płatności oraz realizacji innych obowiązków wynikających z prawa.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Reklamacje, skargi i roszczenia

Dane mogą być wykorzystywane do rozpatrywania reklamacji, skarg i odwołań, wyjaśniania sporów, zabezpieczenia materiału dowodowego oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO. Jeżeli dokumentacja zawiera dane dotyczące zdrowia, podstawą może być również art. 9 ust. 2 lit. f RODO.

Bezpieczeństwo serwisów i systemów

Dane techniczne i logi systemowe przetwarzamy w celu zapewnienia prawidłowego działania strony i portalu, wykrywania błędów, zapobiegania atakom, nadużyciom i nieuprawnionemu dostępowi oraz dokumentowania zdarzeń związanych z bezpieczeństwem.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w wymaganym zakresie także art. 6 ust. 1 lit. c w związku z art. 32 RODO.

Marketing i informacje o usługach

Informacje handlowe i marketingowe przesyłamy wyłącznie wtedy, gdy jest to zgodne z przepisami RODO oraz Prawa komunikacji elektronicznej. Jeżeli przepisy wymagają zgody na wykorzystanie określonego kanału komunikacji, wiadomość zostanie wysłana dopiero po jej uzyskaniu.

Zgodę można wycofać w każdej chwili. Można również w dowolnym momencie zgłosić sprzeciw wobec wykorzystywania danych do marketingu bezpośredniego.

6. Zdjęcia i dokumenty dotyczące szkody

Zdjęcia oraz dokumenty przesłane przez formularz lub portal mogą zawierać dane osobowe, numery rejestracyjne, numery VIN, wizerunki osób, treść dokumentów i metadane plików.

Osoba przekazująca materiały dotyczące innych osób powinna posiadać podstawę prawną do ich przekazania. Przed przesłaniem należy w miarę możliwości usunąć zbędne dane, w szczególności niepotrzebne fotografie dokumentów tożsamości, dane medyczne, wizerunki osób postronnych oraz informacje o lokalizacji zapisane w pliku.

Dokumentacji szkody, danych dotyczących zdrowia i innych informacji poufnych nie należy przesyłać przez publiczne komentarze ani profile w mediach społecznościowych. Do przesyłania takich materiałów należy korzystać z portalu lub innego uzgodnionego, bezpiecznego sposobu przekazania danych.

7. Komu możemy udostępniać dane

Dane mogą otrzymać wyłącznie osoby i podmioty, które potrzebują ich do wykonania określonego zadania albo są uprawnione do ich otrzymania na podstawie prawa.

Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

upoważnieni członkowie organów Stowarzyszenia, pracownicy i współpracownicy;

rzeczoznawcy oraz lokalni partnerzy wykonujący oględziny lub opinię;

zleceniodawcy, właściciele pojazdów i inne osoby uprawnione do otrzymania opinii;

ubezpieczyciele, brokerzy, likwidatorzy szkód i pełnomocnicy;

warsztaty naprawcze i dostawcy kalkulacji, wycen oraz danych technicznych;

dostawcy hostingu, poczty elektronicznej, chmury, portalu, kopii zapasowych, obsługi informatycznej i cyberbezpieczeństwa;

księgowi, doradcy podatkowi, prawnicy, banki i operatorzy płatności;

sądy, policja, organy administracji i inne instytucje uprawnione na podstawie prawa.

Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie działają na podstawie odpowiednich umów i mogą wykorzystywać dane wyłącznie zgodnie z naszymi udokumentowanymi poleceniami.

Nie sprzedajemy ani nie wynajmujemy danych osobowych.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W miarę możliwości korzystamy z usługodawców przetwarzających dane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Jeżeli korzystanie z określonej usługi wiąże się z przekazaniem danych poza EOG, odbywa się to na podstawie mechanizmu przewidzianego w RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej potwierdzającej odpowiedni poziom ochrony albo standardowych klauzul umownych.

W razie potrzeby stosujemy dodatkowe zabezpieczenia, takie jak szyfrowanie, ograniczenie zakresu przekazywanych danych lub kontrola dostępu.

9. Jak długo przechowujemy dane

Dane przechowujemy tylko tak długo, jak jest to potrzebne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.

W szczególności:

dane dotyczące zapytania przechowujemy do zakończenia korespondencji, a następnie przez okres potrzebny do wykazania jej przebiegu;

dokumentację zlecenia i szkody przechowujemy przez czas realizacji i rozliczenia sprawy, a następnie do upływu właściwych terminów przedawnienia lub przez okres wymagany przepisami;

dokumenty księgowe i podatkowe przechowujemy przez okres wymagany prawem;

dane członków i certyfikowanych rzeczoznawców przechowujemy przez czas członkostwa lub ważności certyfikacji, a następnie przez okres niezbędny do udokumentowania ich przebiegu;

dane kandydatów, którzy nie zostali przyjęci, przechowujemy zasadniczo nie dłużej niż 12 miesięcy od zakończenia postępowania, chyba że istnieje inna podstawa ich dalszego przechowywania;

logi techniczne przechowujemy przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i wyjaśnienia ewentualnego incydentu;

dane dotyczące zgód marketingowych przechowujemy do czasu wycofania zgody, a niezbędny dowód jej udzielenia lub wycofania – do upływu terminu przedawnienia roszczeń;

kopie zapasowe są usuwane lub nadpisywane zgodnie z przyjętym cyklem tworzenia kopii bezpieczeństwa.

Po upływie właściwego okresu dane są usuwane, anonimizowane albo blokowane, jeżeli dalsze ograniczone przechowywanie wynika z przepisów.

10. Pliki cookies i podobne technologie

Serwisy MOTOEXPERT mogą korzystać z plików cookies, pamięci lokalnej przeglądarki oraz podobnych technologii.

Technologie niezbędne mogą być wykorzystywane w celu:

prawidłowego wyświetlania i działania strony;

utrzymania sesji i logowania;

zapewnienia bezpieczeństwa;

zapamiętania ustawień prywatności;

wykonania funkcji wyraźnie wybranej przez użytkownika.

Pozostałe technologie, w szczególności analityczne, reklamowe, marketingowe lub związane z osadzaniem zewnętrznych filmów, map i innych treści, są uruchamiane dopiero po uzyskaniu zgody, jeżeli taka zgoda jest wymagana.

Użytkownik może zaakceptować wszystkie technologie, odrzucić technologie niekonieczne albo wybrać poszczególne kategorie. Zgodę można w każdej chwili zmienić lub wycofać za pomocą ustawień prywatności dostępnych w serwisie.

Aktualna lista stosowanych technologii, ich dostawców, celów i okresów działania jest dostępna w panelu ustawień cookies. Ustawienia można również zmienić w używanej przeglądarce internetowej.

11. Media społecznościowe i usługi zewnętrzne

MOTOEXPERT może prowadzić profile w serwisach społecznościowych. Operatorzy tych serwisów przetwarzają dane również na własnych zasadach i mogą zbierać informacje o korzystaniu z ich usług.

Osadzone filmy, mapy, widżety lub inne treści zewnętrzne mogą powodować przekazanie dostawcy adresu IP oraz danych dotyczących urządzenia. Jeżeli dana usługa nie jest niezbędna do działania strony, zostanie uruchomiona dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody.

Samo umieszczenie odnośnika do zewnętrznej strony nie powoduje przekazania danych do czasu kliknięcia w link.

12. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do rodzaju danych oraz ryzyka związanego z ich przetwarzaniem.

Obejmują one w szczególności:

szyfrowanie transmisji;

kontrolę dostępu i uprawnień;

ograniczenie dostępu do osób, które potrzebują danych do wykonania swoich obowiązków;

rejestrowanie zdarzeń związanych z bezpieczeństwem;

aktualizowanie systemów;

tworzenie kopii zapasowych;

zabezpieczenie kont i portalu;

obowiązek zachowania poufności;

procedury reagowania na naruszenia ochrony danych.

Ze względów bezpieczeństwa nie ujawniamy szczegółowej konfiguracji stosowanych zabezpieczeń.

13. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane przetwarzamy, przysługuje prawo do:

uzyskania informacji o przetwarzaniu danych;

dostępu do danych i otrzymania ich kopii;

sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych;

usunięcia danych, jeżeli zachodzą przesłanki określone w RODO;

ograniczenia przetwarzania;

przeniesienia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się automatycznie na podstawie zgody lub umowy;

wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;

wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego;

wycofania zgody w dowolnym momencie;

wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Wniosek dotyczący realizacji praw można przesłać na adres:

SMRTS.MOTOEXPERT@gmail.com]

lub pocztą na adres Administratora.

Dla ochrony danych możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek. Odpowiedzi udzielamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie jednego miesiąca.

Prawo do usunięcia danych i pozostałe prawa nie mają charakteru bezwzględnego. W określonych przypadkach dalsze przetwarzanie może być konieczne z powodu obowiązku prawnego, ochrony praw innych osób albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

14. Prawo wniesienia skargi

Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, może wnieść skargę do organu nadzorczego właściwego dla miejsca zamieszkania, miejsca pracy albo miejsca domniemanego naruszenia.

Głównym organem nadzorczym właściwym dla Administratora jest:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Urząd Ochrony Danych Osobowych

ul. Stanisława Moniuszki 1A

00-014 Warszawa

(http://www.uodo.gov.pl)

Wcześniejszy kontakt z MOTOEXPERT nie jest warunkiem wniesienia skargi.

15. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest co do zasady dobrowolne. Niektóre dane są jednak konieczne do udzielenia odpowiedzi, zawarcia lub wykonania umowy, przeprowadzenia oględzin, sporządzenia opinii, przyjęcia do Stowarzyszenia, przeprowadzenia certyfikacji, wystawienia faktury albo rozpatrzenia reklamacji lub skargi.

Brak wymaganych danych może uniemożliwić wykonanie danej czynności lub usługi.

16. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy wobec osób decyzji wywołujących skutki prawne lub wpływających na nie w podobnie istotny sposób wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania danych.

Narzędzia wspierające kalkulację kosztów, wycenę pojazdów lub porządkowanie dokumentów nie zastępują merytorycznej oceny rzeczoznawcy.

17. Dane osób małoletnich

Serwisy i usługi MOTOEXPERT nie są kierowane do dzieci. Dane osób małoletnich mogą znaleźć się w dokumentacji szkody wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do prowadzenia sprawy i zgodne z prawem.

Osoba małoletnia nie powinna samodzielnie zakładać konta ani przesyłać dokumentacji bez udziału przedstawiciela ustawowego, jeżeli taki udział jest wymagany przepisami.

18. Zmiany Polityki Prywatności

Polityka Prywatności może być aktualizowana w przypadku zmian przepisów, zakresu usług, sposobu działania serwisów lub wykorzystywanych technologii.

Aktualna wersja Polityki jest publikowana na stronie wraz z datą ostatniej aktualizacji. Jeżeli zmiana będzie istotnie wpływała na sposób przetwarzania danych, poinformujemy o niej w sposób odpowiedni do charakteru relacji z daną osobą.

19. Kontakt

Stowarzyszenie Międzynarodowych Rzeczoznawców Techniki Samochodowej MOTOEXPERT

ul. Urzędnicza 7a lok. 17

25-729 Kielce – POLAND

Telefon: +48 600 920 920

E-mail: SMRTS.MOTOEXPERT@gmail.com

Last updated: 4 August 2026

1. Data Controller

The controller of personal data is:

Stowarzyszenie Międzynarodowych Rzeczoznawców Techniki Samochodowej MOTOEXPERT

ul. Urzędnicza 7a lok. 17

25-729 Kielce, POLAND

KRS: 0000457628

NIP: 6572910189

REGON: 260686444

President of the Main Board: Mariusz Szulc

Telephone: +48 600 920 920

E-mail: (mailto:SMRTS.MOTOEXPERT@gmail.com)

Registration authority: District Court in Kielce, 10th Commercial Division of the National Court Register.

Authority supervising the activities of the Association: County Office in Kielce.

For matters relating to the protection of personal data, you may contact us by post, telephone or e-mail using the contact details provided above.

2. Scope of this Privacy Policy

This Privacy Policy applies to MOTOEXPERT websites, forms, portals, subdomains and other online services that refer to this document.

This Policy also covers the processing of data in connection with:

handling enquiries and vehicle appraisal assignments;

organising vehicle inspections;

preparing technical reports and valuations;

handling motor vehicle damage and insurance claims;

uploading photographs, documents and other claim-related materials;

managing user and vehicle expert accounts;

membership of the Association;

certification, training and verification of qualifications;

handling complaints, claims and appeals;

communication with customers, vehicle experts, partners, insurers and other parties involved in claim-handling procedures.

Independent vehicle experts and businesses cooperating within the MOTOEXPERT network may, in certain circumstances, act as separate data controllers. This applies in particular where a vehicle expert performs an assignment in their own name and independently determines how personal data is processed. Information concerning the role of the relevant entity may be provided when a specific assignment is accepted or referred.

3. Personal Data We Process

Depending on the nature of the matter, we may process:

first name and surname;

home address or business address;

telephone number and e-mail address;

company name, job title and contact person details;

invoicing and payment details;

vehicle data, including make, model, registration number, vehicle identification number (VIN), mileage, equipment and repair history;

information concerning the incident, the location and circumstances of the damage and the persons involved;

details of the vehicle owner, keeper or user;

details of drivers, passengers, witnesses, authorised representatives, repair shop employees and other persons connected with the matter;

photographs, recordings, cost estimates, invoices, repair calculations, vehicle documents, insurance documents and other evidence;

technical data associated with the use of the website or portal, such as the IP address, date and time of connection, device type, browser, operating system, session identifier and login history;

the contents of correspondence, complaints, claims, appeals and reports;

information concerning the education, experience, authorisations, specialisations and qualifications of applicants for membership, members and vehicle experts.

Claim documentation may, in exceptional circumstances, contain information concerning the health or injuries of persons involved in an incident. We process such data only where it is necessary to establish the circumstances of a claim, assert legal claims or defend against legal claims, or where the person concerned has given their explicit consent.

Please do not submit personal data, photographs or documents that are not necessary for handling the relevant matter.

4. Sources of Personal Data

We primarily obtain personal data directly from the persons concerned. Personal data may also be provided by:

the client commissioning the service;

the vehicle owner or user;

an insurer, insurance broker or claims adjuster;

an authorised representative or law firm;

a repair shop;

a MOTOEXPERT vehicle expert or partner;

a witness or another person involved in the incident;

a court, the police or another authorised public authority;

publicly accessible registers;

another entity authorised to disclose the data.

Where we receive personal data from another person or institution, we fulfil the applicable information obligations within the scope and time limits required by the GDPR.

5. Purposes and Legal Bases for Processing

We process personal data for the following purposes:

Handling enquiries and preparing quotations

We use data provided by telephone, e-mail or an online form to respond to enquiries, prepare quotations and take steps prior to entering into a contract.

The legal basis for processing is Article 6(1)(b) GDPR. Where the person contacting us acts on behalf of a company or another person, processing is based on our legitimate interests pursuant to Article 6(1)(f) GDPR.

Performing vehicle appraisal assignments

We process personal data to accept an assignment, arrange the date and location of an inspection, appoint a suitable vehicle expert, carry out the inspection, prepare a technical report, determine the value of a vehicle, calculate repair costs, determine the amount of damage, perform quality control and provide documentation to authorised recipients.

Depending on the nature of the assignment and the person whose data is processed, the legal basis is Article 6(1)(b), (c) or (f) GDPR.

Operating the portal and transferring documents

We process personal data to create and manage accounts, verify user authorisations, enable documents and photographs to be uploaded and downloaded, maintain the assignment history, ensure security and prevent unauthorised access.

The legal basis is Article 6(1)(b) and (f) GDPR and, in relation to legal and security obligations, Article 6(1)(c) GDPR.

Membership, certification and training

We process the data of applicants, members and vehicle experts to consider applications, verify qualifications, maintain membership and certification registers, collect membership fees, organise training courses and examinations, and exercise rights and fulfil obligations arising from membership.

The legal basis is Article 6(1)(b), (c) and (f) GDPR.

Accounting and legal obligations

We process personal data to issue invoices, maintain accounting and tax records, handle payments and comply with other legal obligations.

The legal basis is Article 6(1)(c) GDPR.

Complaints, disputes and legal claims

Personal data may be used to handle complaints, claims and appeals, resolve disputes, preserve evidence and establish, assert or defend legal claims.

The legal basis is Article 6(1)(c) and (f) GDPR. Where the documentation contains health data, processing may also be based on Article 9(2)(f) GDPR.

Security of websites and IT systems

We process technical data and system logs to ensure that the website and portal operate correctly, detect errors, prevent attacks, misuse and unauthorised access, and document security-related events.

The legal basis is Article 6(1)(f) GDPR and, where applicable, Article 6(1)(c) in conjunction with Article 32 GDPR.

Marketing and information about services

We send commercial and marketing communications only where this is permitted under the GDPR and the applicable electronic communications legislation. Where consent is required for the use of a specific communication channel, the communication will be sent only after such consent has been obtained.

Consent may be withdrawn at any time. You may also object at any time to the use of your personal data for direct marketing purposes.

6. Claim-Related Photographs and Documents

Photographs and documents submitted through a form or portal may contain personal data, vehicle registration numbers, vehicle identification numbers (VINs), images of persons, document contents and file metadata.

A person submitting materials concerning other individuals should have a legal basis for doing so. Wherever possible, unnecessary data should be removed before submission, particularly unnecessary copies or photographs of identity documents, health data, images of bystanders and location information stored in the file.

Claim documentation, health data and other confidential information must not be submitted through public comments or social media profiles. Such materials should be submitted through the portal or by another secure method agreed with us.

7. Recipients of Personal Data

Personal data may be disclosed only to persons and entities that require it to perform a specific task or are legally authorised to receive it.

Recipients may include, in particular:

authorised members of the Association’s governing bodies, employees and contractors;

vehicle experts and local partners conducting inspections or preparing reports;

clients, vehicle owners and other persons authorised to receive a report;

insurers, insurance brokers, claims adjusters and authorised representatives;

repair shops and providers of repair calculation, vehicle valuation and technical data services;

providers of hosting, e-mail, cloud, portal, backup, IT support and cybersecurity services;

accountants, tax advisers, lawyers, banks and payment service providers;

courts, the police, administrative authorities and other institutions authorised by law.

Processors acting on our behalf operate under appropriate agreements and may process personal data only in accordance with our documented instructions.

We do not sell or rent personal data.

8. Transfers Outside the European Economic Area

Wherever possible, we use service providers that process personal data within the European Economic Area.

Where the use of a particular service involves transferring personal data outside the EEA, such transfer takes place under a mechanism recognised by the GDPR, in particular an adequacy decision adopted by the European Commission or the European Commission’s Standard Contractual Clauses.

Where necessary, we apply additional safeguards, such as encryption, limiting the scope of the transferred data and access controls.

9. Retention Periods

We retain personal data only for as long as is necessary to fulfil the purpose for which it was collected.

In particular:

data relating to an enquiry is retained until the correspondence has been completed and subsequently for the period necessary to document its course;

assignment and claim documentation is retained for the duration of the matter and its financial settlement and subsequently until the applicable limitation periods have expired or for the period required by law;

accounting and tax documents are retained for the period required by law;

the data of members and certified vehicle experts is retained for the duration of membership or certification and subsequently for the period necessary to document its course;

the data of unsuccessful applicants is generally retained for no longer than 12 months after completion of the application procedure, unless another legal basis permits or requires longer retention;

technical logs are retained for the period necessary to ensure security and investigate any incidents;

data concerning marketing consents is retained until consent is withdrawn, while the evidence necessary to demonstrate that consent was granted or withdrawn may be retained until the relevant limitation period has expired;

backup copies are deleted or overwritten in accordance with the applicable backup cycle.

After the relevant retention period has expired, personal data is deleted, anonymised or restricted if its continued, limited retention is required by law.

10. Cookies and Similar Technologies

MOTOEXPERT websites may use cookies, browser local storage and similar technologies.

Strictly necessary technologies may be used to:

display and operate the website correctly;

maintain sessions and user logins;

ensure security;

remember privacy settings;

perform a function expressly requested by the user.

Other technologies, particularly analytical, advertising and marketing technologies or technologies associated with embedded external videos, maps and other content, are activated only after consent has been obtained where such consent is required.

Users may accept all technologies, reject non-essential technologies or select individual categories. Consent may be changed or withdrawn at any time through the privacy settings available on the website.

The current list of technologies used, their providers, purposes and operating periods is available in the cookie settings panel. Cookie settings may also be adjusted in the web browser.

11. Social Media and External Services

MOTOEXPERT may operate profiles on social media platforms. The operators of these platforms also process personal data under their own rules and may collect information concerning the use of their services.

Embedded videos, maps, widgets or other external content may result in the provider receiving the user’s IP address and device information. Where a service is not essential to the operation of the website, it will be activated only after the required consent has been obtained.

Merely placing a link to an external website does not result in data being transferred until the user clicks the link.

12. Data Security

We apply technical and organisational measures appropriate to the type of personal data processed and the risks associated with the processing.

These measures include, in particular:

encryption of data transmissions;

access and authorisation controls;

limiting access to persons who require the data to perform their duties;

logging security-related events;

keeping systems up to date;

creating backup copies;

securing accounts and the portal;

confidentiality obligations;

procedures for responding to personal data breaches.

For security reasons, we do not disclose detailed information concerning the configuration of the safeguards used.

13. Rights of Data Subjects

Persons whose personal data we process have the right to:

receive information about the processing of their personal data;

access their personal data and obtain a copy;

rectify inaccurate or incomplete personal data;

have personal data erased where the conditions specified in the GDPR are met;

restrict the processing of their personal data;

receive and transmit their personal data where processing is carried out by automated means on the basis of consent or a contract;

object to processing based on legitimate interests;

object at any time to the processing of personal data for direct marketing purposes;

withdraw consent at any time;

lodge a complaint with the competent supervisory authority.

Withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing carried out before the consent was withdrawn.

Requests concerning the exercise of these rights may be submitted to:

(mailto:SMRTS.MOTOEXPERT@gmail.com)

or sent by post to the Data Controller’s address.

To protect personal data, we may request information necessary to verify the identity of the person making the request. We respond without undue delay and, as a rule, within one month.

The right to erasure and other data subject rights are not absolute. In certain circumstances, continued processing may be necessary to comply with a legal obligation, protect the rights of other persons or establish, assert or defend legal claims.

14. Right to Lodge a Complaint

A person who believes that their personal data is being processed unlawfully may lodge a complaint with the supervisory authority competent for their habitual residence, place of work or the place of the alleged infringement.

The principal supervisory authority competent for the Data Controller is:

President of the Personal Data Protection Office

Personal Data Protection Office

ul. Stanisława Moniuszki 1A

00-014 Warsaw

Poland

(http://www.uodo.gov.pl)

Contacting MOTOEXPERT beforehand is not a condition for lodging a complaint.

15. Voluntary Provision of Personal Data

Providing personal data is generally voluntary. However, certain data is necessary to respond to an enquiry, enter into or perform a contract, carry out an inspection, prepare a report, obtain membership of the Association, complete a certification procedure, issue an invoice or handle a complaint, claim or appeal.

Failure to provide the required data may make it impossible to perform the relevant activity or service.

16. Automated Decision-Making

We do not make decisions concerning individuals that produce legal effects or similarly significantly affect them solely on the basis of automated processing.

Tools supporting repair cost calculations, vehicle valuations or document organisation do not replace the professional assessment of a vehicle expert.

17. Personal Data of Minors

MOTOEXPERT websites and services are not directed at children. The personal data of minors may be included in claim documentation only where this is necessary for handling the matter and permitted by law.

A minor should not independently create an account or submit documentation without the involvement of their legal representative where such involvement is required by law.

18. Changes to this Privacy Policy

This Privacy Policy may be updated to reflect changes in legislation, the scope of our services, the operation of our websites or the technologies used.

The current version of the Privacy Policy is published on the website together with the date of its most recent update. Where a change significantly affects how personal data is processed, we will provide appropriate notice, taking into account the nature of our relationship with the person concerned.

19. Contact Details